1.341 boordelingen
Papiervernietiger Aankoopadvies: zo kies je het juiste product
- Belangrijke feiten
- Een papiervernietiger versnippert documenten zo, dat de informatie erop niet meer leesbaar is
- De hoeveelheid papier die binnen een bepaalde tijd versnipperd kan worden varieert sterk, afhankelijk van het model.
- Er zijn ook papiervernietigers met een invoer die automatisch de bladzijden van een stapel papier invoert.
- Er zijn modellen die verschillende versnipperingstechnieken aankunnen. Een van de meest populaire is de snipperssnede.
- Hoe kleiner de resulterende deeltjes, hoe minder waarschijnlijk het is dat de fragmenten met succes weer samengevoegd worden.
- Sommige toestellen vernietigen ook paperclips, nietjes, cd’s en bankkaarten.
- Kenmerken als een smalle invoer voorkomen verwondingen aan vingers.
Waarom heb ik een papiervernietiger nodig?
Een papiervernietiger, ook wel shredder of papierversnipperaar genoemd, snijdt papier in snippers of stroken en maakt zo de informatie erop onleesbaar. Of het nu in de privésector is, voor zelfstandigen of in kleine en middelgrote ondernemingen: Informatie op facturen, officiële documenten of projectdocumenten mag niet in verkeerde handen vallen. Gegevensbescherming en vooral de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die sinds 2018 van kracht is, vereisen ook een zorgvuldige omgang met bedrijfsgegevens, adressen, geboortedata en nog veel meer. Doe je dat niet, dan dreigt identiteitsdiefstal door misbruik van adres, nationale verzekeringsnummers en geboortedata. Als misdadigers je kredietkaart-, bank- en rekeninggegevens in handen krijgen, loop je het risico van ernstige financiële schade. Datalekken kunnen ook leiden tot reputatieverlies en dalende verkoopcijfers. In principe zijn bedrijven verplicht papieren met klantgegevens te vernietigen als ze ze weggooien. Anders staan hen zware straffen te wachten. Privé-gebruikers hoeven dit niet te doen, maar versnipperen wordt toch aanbevolen vanwege de dreigende gevaren.
Werkingswijze en versnippering
Als je documenten achteloos weggooit of gewoon verscheurt, loop je het risico dat gevoelige gegevens in verkeerde handen vallen. In het algemeen is meer inspanning nodig om de gegevens onomkeerbaar te vernietigen. In het verleden werden zulke documenten in vuurkorven verbrand. Dit bracht het gevaar met zich mee dat deze branden zich ongecontroleerd konden uitbreiden. Bovendien is deze methode niet betrouwbaar: Als het document niet helemaal verbrandt, blijft een deel van de gegevens leesbaar.
De eerste mechanische documentenvernietiger bestond uit een snijmechanisme dat door een zwengel werd aangedreven. De uitvinder, Adolf Ehinger, modelleerde dit naar verluidt naar een werkinstrument uit Italië: de pastamachine. Zowel deze eerste versie als moderne door een elektromotor aangedreven modellen hebben twee tegenover elkaar liggende assen die in verschillende richtingen ronddraaien. Wielen met scherpe kanten zijn op de assen aangebracht en grijpen in elkaar. Het papier dat de gebruikers aan de bovenkant van de machine invoeren, wordt door de wielen naar binnen getrokken en in stroken gesneden. Hoe meer wielen op de as gemonteerd zijn, hoe smaller de papierstroken worden. De lengte van de stroken hangt af van de lengte van het ingevoerde vel.
Behalve de beschreven snijtechniek zijn er ook varianten die de stroken extra kruiselings doorsnijden om meer papierfragmenten te verkrijgen, de reconstructie van de gegevens nog ingewikkelder te maken en zo aan hogere beveiligingseisen te voldoen. We stellen de verschillende varianten voor.
Welke soorten sneden zijn er?
Strikt genomen zijn er maar twee verschillende soorten sneden die de snijeenheden van documentvernietigers aankunnen: de strokensnede en de snipperssnede. De eerste snijdt het papier in stroken, die in breedte kunnen variëren, afhankelijk van de snijder. Hoe smaller de stroken, hoe moeilijker het is ze later weer in elkaar te zetten. Smallere stroken verhogen dus de veiligheid. De snipperssnede is nog veiliger. Hier wordt het papier niet alleen in stroken gesneden: Scherpe metalen randen in de wielen van het snijwerk zorgen er ook voor dat de stroken in vele kleine deeltjes worden verdeeld, wat extra veiligheid biedt. De snippers kunnen alleen met veel moeite weer in elkaar gezet worden, als het al lukt.
Strokensnede
Strokensnede is de eenvoudigste techniek om documenten te versnipperen. Er worden stroken van gelijke breedte gesneden. De breedte van de stroken hangt af van het aantal snijrollen op de as en is tussen twee en twaalf millimeter, afhankelijk van het beveiligingsniveau. De lengte komt overeen met de lengte van het document. Een hoop bestaande uit stroken heeft een groter volume dan een snippershoop. Daarom moet de opvangbak vaker geleegd worden in het geval van stroken. Met deze methode kunnen, indien nodig, meerdere documenten tegelijk ingevoerd worden. Machines die deze techniek gebruiken zijn meestal stiller dan modellen die een andere snijtechniek gebruiken.
Voordelen
- Versnippert meer vellen tegelijk dan snipperssnijder
- Verhoudingsgewijs laag werkingsgeluid
Nadelen
- Vooral bredere stroken zijn betrekkelijk gemakkelijk weer in elkaar te zetten
- Grotere hoeveelheid papierstroken vereist vaker legen van de opvangbak
Snipperssnede
Bij het snipperssnijden zorgen uit de zijkanten van de wielen uitstekende spikes ervoor dat de stroken dwars worden doorgesneden. De horizontale sneden resulteren in een groter aantal kleinere deeltjes. Dit maakt het moeilijker om ze samen te stellen.
Voordelen
- Grotere veiligheid door kleinere deeltjes
- Opvangbak hoeft minder vaak geleegd te worden
Nadelen
- Het aantal vellen dat tegelijk versnipperd kan worden is kleiner dan met strokensnijden
- Werkingsgeluid luider dan met strooksnede
Cross-cut
Cross-cut is een alternatieve naam voor snipperssnede. Het is geen eigenlijke versnipperingsmethode, maar beschrijft ook de methode waarbij documenten tijdens het invoeren in stroken worden gesneden en de strook na een bepaalde lengte in afzonderlijke deeltjes wordt gescheiden.
Microsnede
De microsnede is een speciale vorm van snippersnede, waarbij de documenten in bijzonder kleine deeltjes worden gesneden. De stroken zijn zo smal mogelijk en worden op verschillende plaatsen doorgesneden, zodat veel kleine deeltjes ontstaan en het latere weer in elkaar zetten bemoeilijkt wordt tot op het punt van onmogelijkheid. Deze techniek wordt gebruikt op gebieden waar gegevensbescherming erg belangrijk is, bijvoorbeeld door geheime diensten.
Het opzetstuk
De meeste modellen komen als een complete eenheid: het is meestal een snijwerk die geleverd wordt met een bijpassende opvangbak. De gebruikers voeren papier in de bovenkant van de machine, dat door het snijwerk wordt getrokken en versnipperd voordat het in de opvangbak valt. Veel modellen zijn zo ontworpen dat ze alleen werken als het mes stevig aan de bak vastzit, om contact met de gevaarlijke onderkant van het snijwerk te voorkomen. Als de bak vol is, schakelt het snijwerk op veel toestellen uit. Na het verwijderen van het opzetstuk moet de gebruiker ofwel de inhoud met de hand samendrukken door druk uit te oefenen, ofwel de opvangbak legen.
Verder zijn er een paar modellen op de markt die alleen met het versnipperopzetstuk komen. Gebruikers kunnen deze dan bijvoorbeeld direct boven de papierafvalbak monteren. Voordeel: Je hoeft de opvangbak niet te legen, de snippers vallen uiteindelijk direct in de papierafvalbak en worden door de vuilophaaldienst weggegooid als die geleegd wordt. Maar omdat niet elk model versnipperaar op elke bak past, hebben deze versnipperaars meestal een telescopisch verlengstuk waarmee de toestellen stevig vastgezet kunnen worden.
Opzeteenheid met deur
Een andere wijdverbreid variant van grotere modellen voor continubedrijf zijn toestellen die in een soort kast ingebouwd zijn. Bovenaan zit de invoerlade voor het papier, en onderaan is er ook een opvangbak, maar die is veel groter dan bij de eenvoudige modellen. Dit is achter een klep ondergebracht. Zulke modellen zijn visueel minder opvallend. Ze werken alleen zolang de deur aan de voorkant gesloten is. Dit voorkomt ook dat je per ongeluk met de onderkant van het snijwerk in aanraking komt.
Minihandvernietigers
Minihandvernietigers zijn niet al te algemeen. Hun afmetingen doen denken aan een stijltang. Gebruikers houden het toestel met één hand vast en bedienen ook de functietoets met deze hand. Deze versnipperaars werken alleen zolang de knop ingedrukt is. Dit is om ongelukken te voorkomen als het snijwerk naar beneden valt. Gebruikers voeren de papieren pagina’s met de andere hand door. Als nicheproduct zijn zulke modellen geschikt voor gebruikers die maar heel zelden een document versnipperen en ook geld willen besparen.
Handmatige versnipperaars
Handmatige versnipperaars zijn apparaten die gebruikers handmatig bedienen. Ze steken het papier met één hand in de versnipperaarsleuf. Met de andere hand bedienen ze de handslinger aan de zijkant van het apparaat, zodat het papier naar binnen wordt getrokken en in smalle stroken wordt gesneden. Intussen zijn er ook modellen die in staat zijn om snippers te snijden. Zulke versnipperaars zijn vooral geschikt voor kleinere hoeveelheden documenten. De meeste modellen kunnen ook gevouwen A4 of A5 documenten aan.
Ze zijn echter meestal niet geschikt voor dikker papier, karton of het versnipperen van meerdere bladzijden, want dat zou te veel spierkracht vergen. Deze modellen hebben een opvangbak voor de papiersnippers. Het zou geen zin hebben om de versnipperaar bijvoorbeeld bovenop een afvalbak te plaatsen. Door de zwengelbewegingen zou de versnipperaar te veel bewegen, wat gevaar voor verwondingen voor de gebruiker oplevert. Wat veiligheid betreft komen de handmatige apparaten nog niet in de buurt van de elektrische, want de laatste kunnen kleinere deeltjes produceren. Niettemin zijn ze verhoudingsgewijs goedkoop in aanschaf, stil in werking en werken ze zonder elektriciteit.
Voordelen
- Verhoudingsgewijs lage aankoopprijs
- Nauwelijks lawaai tijdens de werking
- Altijd klaar voor gebruik, want ze zijn onafhankelijk van het elektriciteitsnet
Nadelen
- Kan meestal maar een paar vellen tegelijk versnipperen
- Snel zwengelen vermoeit de hand
- Meestal niet in staat om micro-snedes te maken
Beschermingsklassen en beveiligingsniveaus
De vernietiging van gegevensdragers, waaronder papieren documenten, is sinds 2012 gestandaardiseerd in DIN 66399. Het vervangt DIN 32757, een norm die fabrikanten van kleine apparaten voor de vernietiging van gegevensdragers tot dan toe gebruikten.
Wat zegt DIN 66399?
De nieuwe norm stelt gebruikers die hun gegevens zelf willen vernietigen of ze ter vernietiging aan een gespecialiseerd bedrijf willen overdragen, in staat de beschermingsklassen en beveiligingsniveaus te bepalen die aan hun eisen voldoen en zo de vernietiging van de gegevens uit te voeren die aan hun behoeften voldoet. Op deze manier worden kosten bespaard voor minder vertrouwelijke gegevens. Voor documenten die zeer gevoelige informatie bevatten, daarentegen, kan de gebruiker ervoor zorgen dat de gegevens onherroepelijk vernietigd worden door ze op kleine schaal te versnipperen.
Hierna presenteren we de drie beschermingsklassen die in de norm worden gedefinieerd en geven we een overzicht van de beveiligingsniveaus waarin deze gebruikssituaties kunnen worden ingedeeld. Overlappingen zijn mogelijk.
| Beschermingsklasse | Beschrijving | Beveiligingsniveau |
|---|---|---|
| 1 — voor interne gegevens en normale beveiligingsbehoeften | Bedreiging van de economische omstandigheden | 1-3 |
| 2 — voor vertrouwelijke gegevens en hoge veiligheidsbehoeften | Aanzienlijke bedreiging van de economische omstandigheden of de sociale positie | 3-5 |
| 3 — voor bijzonder vertrouwelijke gegevens en een zeer grote beveiligingsbehoefte. | Bedreiging van gezondheid, leven of vrijheid | 4-7 |
De drie beschermingsklassen geven aan hoe goed de gegevens beschermt moeten worden. Het beveiligingsniveau beschrijft hoe grondig de gegevens vernietigd moeten worden en hoeveel moeite het zou kosten om de afzonderlijke delen weer tot een document samen te voegen. In de hogere beveiligingsniveaus is het niet meer mogelijk de gegevens terug te halen: door ze te vernietigen zijn ze veilig voor de ogen van derden. Gegevens die in een bepaalde beschermingsklasse vallen, moeten worden vernietigd volgens de toepasselijke minimumvoorschriften van het bijbehorende beveiligingsniveau. Bij aankoop moet je erop letten dat de documentvernietiger een overeenkomstige markering heeft.
Voor wie is welk beveiligingsniveau geschikt?
Beveiligingsniveau 1 snijdt betrekkelijk brede stroken. Apparaten op dit beveiligingsniveau zijn dus geschikt voor privé documenten die niet van belang zijn voor de beveiliging. Niveau 2 behandelt schriftelijke bedrijfscommunicatie. Vertrouwelijke informatie, zoals adres- of belastinggegevens, vereist al beveiligingsniveau 3. Hier wordt de snipperssnede gebruikt en zijn documenten veel moeilijker weer in elkaar te zetten. Beveiligingsniveau 4 is geschikt voor kritieke papieren in de bedrijfsomgeving, zoals werkcontracten, salarisafrekeningen, personeelsdossiers of balansen. Brisante documenten, zoals gerechtelijke documenten, vereisen het nog hogere beveiligingsniveau 5. Als er veel geld en een potentieel concurrentievoordeel op het spel staan, wordt bedrijven aangeraden beveiligingsniveau 6 te gebruiken voor bijvoorbeeld octrooidocumenten. De deeltjes zijn niet meer dan één bij tien millimeter groot en kunnen niet opnieuw in elkaar gezet worden. Beveiligingsniveau 7 werd gestandaardiseerd voor bestanden van militaire en inlichtingendiensten. De deeltjes zijn twee keer zo klein als in het vorige level.
Verdere aankoopcriteria
Behalve de snippergroottes en de overeenkomstige beveiligingsniveaus zijn er nog een aantal andere factoren die van belang zijn bij de aankoopbeslissing.
Documentgrootte
Verreweg de meeste modellen papiervernietigers zijn ontworpen om documenten in A4-formaat veilig te versnipperen. Documenten van dit formaat komen wereldwijd het meest voor, behalve in Noord-Amerika. Voor grotere documenten, bijvoorbeeld in A3- of A2-formaat, zijn er speciale apparaten. Maar omdat deze aanzienlijk duurder zijn in aanschaf, is het voor occasioneel gebruik aan te raden de documenten in plaats daarvan te vouwen en in de versnipperaar te stoppen. Eenmaal gevouwen past een DIN-A3-document dan gemakkelijk in de DIN-A4-versnipperaar.
Aantal vellen
Vooral voor mensen die vaak grote hoeveelheden documenten moeten versnipperen, is de vraag van belang hoeveel bladzijden ze tegelijk kunnen versnipperen. Als er maar een paar vellen tegelijk versnipperd kunnen worden, duurt het versnipperen van een stapel navenant langer. Grote industriële toestellen hebben een papiertoevoer: de vellen van een stapel worden na elkaar ingevoerd, zoals in een fotokopieerapparaat, en in het snijwerk gevoerd. Waarschuwing: Met deze procedure moet je ervoor zorgen dat niemand zonder toestemming documenten uit de stapel verwijdert.
Wat wordt er nog meer versnipperd?
Voor veel aspirant-kopers is de doorslaggevende factor welke materialen naast papier ook versnipperd kunnen worden. Zowel op kantoor als in de particuliere sector is de vraag interessant of paperclips en nietjes in documenten kunnen blijven zitten zonder het toestel bij het versnipperen te beschadigen. Anders zouden ze één voor één moeizaam verwijderd moeten worden, wat voor grote hoeveelheden in de bedrijfsomgeving erg tijdrovend zou zijn. Het is ook praktisch als het model zowel cd’s en kredietkaarten als papier veilig kan vernietigen.
Grootte van de opvangbak
De grootte van de bak bepaalt hoe vaak gebruikers hem moeten legen. Voor privégebruik of in kleine bedrijven met maximaal twee werknemers is een volume van 5 tot 12 liter meestal voldoende. Voor dagelijks gebruik in een kleine afdeling moet het volume 12 tot 40 liter zijn. Voor open kantoren wordt een volume van tussen de 40 en 150 liter aanbevolen voor dagelijks gebruik.
Vulstandindicator
Een ander praktisch kenmerk is een vulstandindicator. Als er maar één ondoorzichtige opvangbak is, moet de gebruiker af en toe het snijwerk optillen om te controleren of de bak geleegd moet worden. Als de bak een kijkvenster heeft, kan de gebruiker direct zien of deze weer geleegd moet worden. Andere toestellen komen met sensoren: Als een bepaald vulniveau bereikt is, gaat een LED branden om de gebruiker te signaleren dat hij of zij de opvangbak moet legen. Modellen met een stripuitsnijding produceren een groter vulvolume.
Maximale bedrijfstijd
Om schade aan de motor van het snijwerk te voorkomen, hebben vrijwel alle apparaten een oververhittingsbeveiliging. Na een bepaalde bedrijfstijd wordt het toestel een paar seconden of minuten uitgeschakeld tot het afgekoeld is. Apparaten voor industrieel gebruik hebben koelsystemen en laten een langere werking toe dan de goedkope compacte modellen voor privégebruik.
Opstartfunctie
Als het model een uitschakel- of opstartfunctie heeft, schakelt het uit als er geen nieuw papier meer is om te versnipperen. Dit bespaart energie en draagt bij tot de veiligheid. De meeste machines starten pas op als een vel in de lichtbarrière van de invoer zit.
Terugloop
De terugloopfunctie zit in bijna alle machines. Als er een overbelasting is, bijvoorbeeld omdat te veel vellen tegelijk in het snijwerk werden ingevoerd, zorgt de terugloopfunctie ervoor dat de gebruiker de stapel kan verwijderen en gedecimeerd weer in kan voeren.
Veiligheidsklep
Een veiligheidsklep, die de papierinvoer smaller maakt, zorgt ervoor dat vingers of stropdassen niet in de snijder terechtkomen. Door de smalle inzet kunnen losse vellen in het snijwerk. Om grotere hoeveelheden papier tegelijk te versnipperen, moet de gebruiker het inzetstuk optillen.
Werkingsgeluid
Vooral als je de machine in een kantooromgeving wilt gebruiken, speelt het werkingsgeluid een belangrijke rol. Als de versnipperaar niet in een aparte ruimte staat, kan een hardwerkend lawaai snel hinderlijk worden. Veel fabrikanten adverteren dat hun apparaten stil werken. Slechts weinig fabrikanten geven een waarde in decibels (dB), wat een echte vergelijking onmogelijk maakt.
Wielen
Grote apparaten met een grote opvangbak nemen verhoudingsgewijs veel ruimte in en zijn door hun gewicht nauwelijks te vervoeren. Dit kan verholpen worden door wieltjes die de gebruiker in staat stellen het toestel flexibel te plaatsen.
Moet ik de versnipperaar onderhouden?
De snijwalsen werken mechanisch en slijten na verloop van tijd. Dit gebeurt sneller bij modellen die snippers snijden dan bij versies met stroken snijden. Door het snijmechanisme te oliën voorkom je dat het onscherp wordt of dat het papier niet meer goed wordt ingevoerd. Het werkingsgeluid neemt ook af bij regelmatig onderhoud. Hoe hoger het beveiligingsniveau van de machine, hoe meer het snijwerk belast wordt. Regelmatig schoonmaken wordt aanbevolen voor beveiligingsniveaus 3 en hoger. Er zijn speciale oliën die je in het snijwerk kunt druppelen of spuiten. Handiger zijn speciale met olie doordrenkte papieren die het smeermiddel tijdens het versnipperen rechtstreeks op de rollen afgeven.
Afbeeldingen 1-16: © FinalCheck
